Meeting, briefing, brainstorming

O zbytečných poradách už toho bylo napsáno hodně. Jako by se všichni shodovali na tom, že jich v korporátech bývá moc, že je to plýtvání časem a že z nich stejně nic užitečného nevzejde. Pravdu mají jen částečně. Meeting málokdy poslouží účelu, kvůli kterému byl svolán. Přesto mají porady důležitou úlohu v korporátním životě.

Poznámka: česky bych asi měl používat spíš slovo "porada" než "meeting", ale budu tato slova volně zaměňovat, protože "meeting" zní tak nějak víc korporátně.

Záminkou ke svolání porady může být nutnost předat skupině lidí nějakou informaci. K tomu se skvěle hodí briefing.

Briefing, neboli instruktáž, je krátké setkání zaměřené na předání informací, zejména před nějakou akcí (říká Wikipedie). Slovo vychází z anglického "brief", stručný. Naneštěstí lidé, kteří v korporátech taková setkání obyčejně svolávají, jsou jako bratr Cyril z Cimrmanovy hry Afrika, prostě žádný briefingový typ.

Docela dost manažerů věří, že jejich tým bude lépe pracovat, když budou všichni vědět, na čem přesně který člen týmu pracuje. Možná je to pravda, ale nejde to ověřit, protože nikdo neví, jak takové situace dlouhodobě dosáhnout. Často se to zkouší pomocí pravidelných meetingů, na kterých postupně každý řekne, čím se zrovna zabývá. Stejně ale každý jenom čeká, až přijde na řadu, a málokdy někoho jiného poslouchá. Ale lidi to aspoň trochu udržuje ve střehu, přinejmenším si musí pokaždé vymyslet takovou práci, která nevyvolá další otázky.

Obecně s pravidelnými meetingy bývá ta potíž, že po čase dojdou témata, o kterých by se mělo pořád mluvit. Jenomže zrušit takový meeting je těžší, než ho zavést. Hůř se obhajuje, že by stálo za to zrušit ho jenom párkrát, na zkoušku. A nějaký manažer by se mohl bát, že ztratí kontrolu, tak je třeba i jednodušší nechat mu ty porady a pocit, že je v obraze.

A pak je tu jiný typ porad, a to jsou ty, na kterých se má něco rozhodnout.

Brainstorming se dělá, když je před námi nějaký problém, a hledáme společně způsob, jak ho řešit. Má to fungovat nějak tak, že se nejdřív představí problém, který je před námi, a pak všichni vykřikují svoje nápady, všechno se zapisuje, a pak se diskutuje, a škrtá, a diskutuje a škrtá, až zbyde jen jeden z návrhů. Nevýhodou je, že se v tom hluku ztratí hlas přemýšlivých introvertů, kteří potřebují trochu klidu, aby si svůj nápad promysleli, a přitom to bývají zrovna oni, kdo by přišel s nejrozumnějšími myšlenkami (potvrzuje šest ze sedmi introvertů, sedmý se jen díval na špičky svých bot). A navíc vždycky během diskusí dojde čas, takže výsledkem brainstormingu pak není to nejlepší řešení, ale spíš větší množství různých řešení, o kterých pak budeme moci diskutovat na dalších poradách.

Někdo je placený za činnost, jiný za rozhodování. Tito jsou obzvláště důležití, protože nesou za učiněná rozhodnutí zodpovědnost. Takže když se nějaké plány nevydaří, jsou to oni, kdo musí určit, kdo za to může.

Někdy je ale holt rozhodnutí na někom, kdo za to není placený. Aby minimalizoval šanci, že bude postihnut jako původce špatného rozhodnutí, svolá meeting. Tam může přednést svůj návrh, chvíli se diskutuje o tom, kdo kam pojede na dovolenou, a pak se odsouhlasí všechno, s čím svolavatel meetingu přišel. Když se pak rozhodnutí ukáže jako špatné, není to vina jednoho člověka, ale souhry nepříznivých okolností, které ani tým největších expertů ve firmě nemohl předvídat. V nejhorším případě viníka určí někdo, kdo je za to placený. Třeba losem.

Ti, co rozhodují, potřebují porady nejvíc, ale neobejde se bez nich v korporátu nikdo. Porady jsou jako obřad, kterého se účastní celá komunita, a právě tam se ta komunita utváří. A "rozhodovači" jsou hlavními celebranty v této korporátní liturgii. Pro ně jsou porady smyslem jejich existence, protože jejich práce nezanechává moc viditelných výsledků, a hlavním způsobem, jak mohou prokázat svou zaneprázdněnost, je účast na mnoha poradách. Ale nejenom pro ně je každý meeting především ukázkou statusu. Těch, co jsou pozvaní, a kdo pozvaní nejsou. Toho, kdo meeting svolal, a taky toho, kdo přišel pozdě. Jakási civilizovaná obdoba klovacího řádu. Protože jsme lidé a nikdo nikomu přece nevyklovne oko. To by se paní uklízečka zlobila.